距離微軟上一版的 Office 已經過了約三年的時間,而該公司就選在 Windows 8 推出在即的時候,將自家最新版的 Office 2013(也就是之前流傳已久的 Office 15)端上檯面。讓大家可以藉由這個正式上市前的「預覽版(Preview)」一窺微軟這個廣受世人愛用的辦公室軟體的最新樣貌 -- 有興趣的朋友可以點擊引用來源登記安裝來搭配本文一起動手玩,看看我們的心得是否與您的經驗一致囉。

對於使用者而言,這次在新版 Word 上改變最大的也許不見得是加了什麼新鮮的功能(不過,可以簡單地嵌入 YouTube 影片倒還是很值得慶祝),而是這次他們對於存取文件方式所作的改變。在這次的版本中,Microsoft ID 變得非常必要,因為你的 Office 檔案將會與此帳號緊密結合(換句話說:綁定),一旦完成帳號登入,你將可以將你所擁有的桌上型應用程式安裝到一定數量的裝置之中,而在 Windows 8 下,基本上你的個人設定、SkyDrvie 的檔案甚至是你在別部裝置上進行到一半的文件進度,也將跟隨著你的帳號自動透過雲端同步到各裝置之間 -- 簡而言之,就是所有的檔案這次都將飛上雲端囉。嗯... 我們也了解這樣的預設功能對便利性上的大幅提升,當然隨之而來的自然就是安全性的考量,不過,換個角度想,微軟的雲端功能推出也好一段時間了,也許... 可以安心使用吧。

如我們預期一般,此版本的 Office 在許多地方都感受得到微軟對平板使用所作出的介面調整,在觸控模式(Touch mode)下,畫面中的元件與選單的排列與大小都會變得更為寬鬆。在 Word 與 PowerPoint 程式內的底部可以找到「唯讀」模式(Word 為 Read Mode;PowerPoint 為 Reading View) -- 可以將你的文件轉變為全螢幕更便利於閱讀的版本,讓使用者可以用如閱讀電子書或電子雜誌一般地檢視自己的文件。

微軟這次還帶來了很多像是 PDF 編輯功能與 PowerPoint 的幕後檢視模式等新增的功能項目。主站編輯也搶在 Office 2013 推出前的週末,好好地試試跑在系統為 Windows 8 的 Samsung Series 7 平板上的 Office 用起來究竟感覺如何,看到現在已經安裝完的朋友,也可以跟著我們的文章跳轉以後一起逐項體驗這次所帶來的幾項全新功能,並且觀看我們所歸納的第一印象心得吧!
「概要說明

概觀感受

首先,若還是覺得微軟可能會將這版的 Office 做出大改造的朋友,已經可以將此想法放在一旁了。而若是在 Office 2007 已經順利渡過 Ribbon 介面適應期的人,也恭喜,因為這次的新版本將很快就讓你有種回到家的感覺(還幫你點上一盞燈... 喔喔 右上角的原來是笑臉跟哭臉)。而這次 Ribbon 很自然地也是深入了所有的 Office 套裝軟體的使用者體驗之中,是說,這個介面的確也還算是 Touch-friendly 啦。

儘管如此,該公司還是有對此使用者介面做出一些微調,但這些小更動其實影響相當深遠。對初學者而言,不論你使用的應用程式為何,你一定可以在畫面的右上角看到自己 Microsoft ID 所登錄的帳號與圖示,也隨時提醒使用者目前軟體所連接的帳號確定是自己沒錯。而點擊自己的 ID 或圖示則都可叫出下拉式選,也讓你可以快速地更改照片、調整帳號設定以及快速地切換帳號。
雲端整合


雖說將檔案存在雲端似乎並不算是 Office 的新功能了,不過在此版本中倒是是首次正式將儲存到 SkyDrive 作為預設選項(我的文件表示:別放棄我),而官方也承諾 SkyDrive Pro 的支援將隨後就到。一旦你用預設的儲存方式按下「儲存」後,應用程式畫面的下方也會馬上跑出進度顯示條,讓使用者可以確實地看到文件儲存是否已經順利完成 -- 不知道的人也許還會抱怨這顆硬碟很慢哩。如同各位所想的,這個雲端服務肯定是會被綁定在微軟自家的雲端服務下(SkyDrive 與 SharePoint),所以習慣使用 Dropbox 或者是 Google Drive 的朋友,可能還是得辛苦點選擇另存新檔放在指定資料夾下了。

撇開安全的顧慮,其實檔案一旦放上雲端,最方便的應該就是用來「分享」的功能了。使用者將可以透過傳送 URL 網址的方式,將自己的得意之作或工作成果傳送給朋友觀看(再也不能寄一個損壞的檔案給教授了,嗚嗚),甚至也可以不限定一定要安裝程式直接在瀏覽器中檢視文件內容。要執行這個功能只需要點擊左上角的 File,接著選擇 Share 就可以看到「取得連結(Get link)」與「邀請朋友(Invite people)」的選項了,而後者將可選擇是否給予朋友編輯檔案的權限(也可選擇只能唯讀)。至於在不穩定的網路環境下要是上傳的工作出錯的話,使用者也將會看到希望你嘗試重新儲存的提示,來避免有任何檔案出錯的狀況發生。在分享功能中,使用者也可以選擇將文件丟上社群網站或者是用電子郵件的方式附檔寄出(畢竟,老方法還是最穩吧!)。

這次微軟還帶來一個叫「恢復閱讀(Resume Reading)」的功能,讓你可以快速地再度開始在別部裝置上進行一半的工作狀態。不過此功能其實並不適用於所有的 Office Apps,但至少可以在 Word 與 PowerPoint 順利使用就是了。最後,相信許多人做報告時都會從網路上抓些「參考」圖片 / 圖表下來,這次 Office 貼心地與 Facebook 和 Flickr 整合,讓使用者可以直接從網站抓取需要的圖片,不再需要其他繁瑣的下載置入等程序了。坦白講這功能真的是完美的看到了「使用者的需求」呢(逃跑)。

觸控模式(Touch Mode)

這次橫跨所有 Apps 的除了 Ribbon 介面外,還可以看到這個在畫面上方出現的小黑點按鈕(疑?沒找到嗎,記得在左上角的下拉選單中勾選 Touch Mode,才會在外面顯示此按鈕喔) -- 讓使用者可以藉由此按鈕切換觸控模式 / 桌機模式,而在開啓觸控模式時,所有的操作介面都將變得更照顧使用者的手指 -- 不難想像,所有的按鈕尺寸跟間距都將變得更大些,甚至一些條列式功能也會瞬間變成搭配圖示的按鈕。這樣的設計將可減少誤觸的機會,但實際使用下小編卻發現在下拉式選單中,其實很多元件都沒有跟著放大,所以使用者很可能在按下大按鈕之後就必須面對原本針對滑鼠才能精確選擇的選單部份 -- 各位可以試著加入圖型(Shapes)看看...。

小結

在與 Office 2013 相處了一段時間後,除了 Ribbon 的視覺效果似乎變得更平之外,就連新的系統圖示也看起來提供了一致的設計走向。程式中的對齊線功能也獲得了改進,將可在你加入表格或其它元件時自動顯示(我們第一次發現這個功能是在插入 YouTube 片段時)。同樣地,我們也發現程式的過場效果已經深入各個 Apps 中:一旦點擊檔案(File)功能,隨即可以看到頁面切換的特效,並且帶出 Metro 風格的全螢幕選單。官方則是認為這樣的介面切換可以讓使用者更知道自己身處的選單位置,姑且不論這樣的特效是否真有這樣的效果,但這的確是讓使用者有種程式切換的很流暢的感受。


「開始動手試試吧!

在 Office 2013 上,傳統的軟體安裝方式以不復見,取而代之的是有點像是網路應用商店的程式安裝方式 -- 使用者只需要透過網頁介面,即可讓程式開始安裝,並且自動更新所有該更新的元件。雖說在開始登入妳的 Microsoft / Windows Live ID 之前,你還是得安裝一個小外掛程式,但在此之後你便只需要看著一切自動完成即可開啓你的辦公室軟體。在登入完帳號之後,你可以選擇自己需要的預覽版版本,而在稍微等候的設定過程後,介面便會自動開始下載 Office 到你的裝置之中(提醒一下各位,這次的 Office 2013 僅支援 Windows 7 與最新的 Win8 Release Preview 系統 -- 之前的 Win8 預覽版本也不行裝唷),而只要各位的網路速度不慢,應該都能很快完成這個程序,並且在 Metro 的開始功能中找到你所安裝的程式項目
藉此機會我們也來稍微介紹一下這個最新版的 Office 軟體的最低硬體限制 -- 你將需要 3.5GB 的硬碟空間,並使用 X86 或 X64 的系統,處理器時脈則必須超過 1GHz 或更高。你也將需要支援 DirectX10 的顯卡,最低的系統解析度則是 1,024 x 576,而微軟也建議在 32-bit 下至少要有 1GB 的記憶體,而 64-bit 的話則需要 2GB 的記憶體。如果您的硬體都有達到這樣的標準,那麼恭喜你應該可以得到不錯的使用體驗。
Word

外觀感受


首次開啓 Word 時,印入眼簾先看到的是啟動程序的圖示,並且進入一個新版的開始頁面。在這個頁面中的左側可以看到近期開啓的幾個文件內容,而占大部份畫面的右側視窗則是顯示了各種文件的預設版型,其中也有些新的版型等著我們試用。不過最基礎,也是最多人愛用的應該就是位居首位的「空白文件」吧。

而我們這次也直接從 Word 中的 Hello Word World 空白文件開始試玩起,開啓文件後馬上就迎來熟悉的 Ribbon 介面,隨著新設計的標籤頁出現在眼前,讓使用者不用再去選單中慢慢尋找一切功能,而全部都在上方欄中得到解決 -- 當然,沒有很喜歡 Ribbon 一直佔著螢幕位置的朋友也可以選擇將其隱藏。上方的功能包括字形、段式空間、主題與浮水印等功能,但原有的右鍵選單仍然有保留著,讓使用者可以直接在選取的文字上做字形等相關設定的變更。


追蹤修訂(Tracking changes)


新版本的追蹤修訂功能有了一點改變,所有的修訂用的變動與評論內容,都將被收在文章左右側的紅色直線旁,也就是你所作的變更還真的都會被這些紅線追著跑。當需要認真修訂編輯文章時,只需要點擊左側的線,即可展開相關的內容。而針對文章所作的意見,也可以在畫面右側中的對話欄中看到(包括時間資訊),而你也可以直接在評論上進行回覆。而對於喜歡將所有事情都掌握在自己手上的朋友(簡稱:控制狂),你也可以使用密碼來鎖定追蹤修訂的功能。

即時排版(Live Layout)與線上影片嵌入功能


雖說之前並不是不能達到嵌入影片的功能,但對於初學者來說,其實是有一定的難度存在的。而現在,Word 將可讓你直接由 YouTube、Bing Video 或其他網站的影片插入文件當中 -- 只要你能找到嵌入分享的 HTML 編碼。接著你只需要點擊「插入」標籤頁,選擇「線上影片(Online Video)」功能即可加入選擇的影片。一旦將影片置入文件內,使用者可以輕易地在頁面上移動縮放影片內容。緊隨著影片邊緣會有一個彈出式的標籤頁,讓你可以選擇所需要的排版方式,看是要文繞圖(影片?)還是要獨立為一行等,或者是想要直接複製或剪下這個頁面上的影片元件。

理論上你應該是無需開啓瀏覽器便可直接在文件中觀看此影片,但實際上,在我們首個插入的影片仍然是需要跳進 YouTube 的網頁來獲得觀賞的權限。另外,新的「即時排版(Live Layout)」則是可以將文字自動環繞在影片、圖表或其它元件的周圍,而且這樣的彈性排版功能是可以在使用者拖拉元件時跟著即時對應調整的。也讓我們十分驚訝於新版 Office 的反應與效率。

PDF 編輯功能


Word 可以另存 PDF 已經不是新聞,但說到「編輯 / 修改 PDF」的話,以往都還是需要其他的軟體才能辦到 -- 重點是,這些軟體通常都不便宜...。而現在,你將可以直接在 Word 上得到支援此格式的編輯能力,而在主站編輯的試用後,也發現此功能算是相當實用,可以直接在從 email 下載來的 PDF 上做到添加文字等物件的能力。雖說很多人都應該早有編輯 PDF 的常用軟體,不過對於 Office 2013 而言,此功能真的算是這次數一數二有用的功能更新了。

閱讀模式(Reading mode)


這次微軟所加入的新功能中,這個全螢幕、唯讀檢視的「閱讀模式(Reading Mode)」,將可讓使用平板的使用者獲得有如閱讀電子書的使用經驗。想要使用此功能一樣可以在 Ribbon 的 View 標籤頁中,找到「閱讀模式(Read Mode)」的選單。開啓這個在新版 PowerPoint 也擁有的文件唯讀功能後,目前文件則將成為全營目的狀態,省下其他編輯工具列所佔據的空間,讓使用者更專注於閱讀。

而有別於一般 Word 的上下捲軸的體驗,這個類似電子書的檢視模式它的翻頁方式預設便是左右翻頁的方式 -- 不過,你也可以透過選項改變捲動翻頁的方向囉。在此模式下也可以看到頁面左右所新增的箭頭符號,讓使用者可以透過點擊按鈕進行翻頁 -- 也可直接用滑動的觸控手勢進行相同的動作。雖說編輯的工具列都已經被收起來,但你仍然可以改變預設為白底黑字的顏色預設值,改為更適於閱讀的顏色或者是乾脆反白成黑底白字來製造出強烈的對比效果。

最後,在此模式下你將可以啓動元件放大(Object Zoom)功能,讓使用者可以將圖片或表格在文字中放大檢視,而如同其他優秀的閱讀器軟體,我們在此模式也可以直接對字串關鍵字進行搜尋,或者是直接搜尋網頁上的資訊(當然是 Bing 搜尋引擎囉~)


螢幕鍵盤(Onscreen keyboard)

針對日益增多的平板使用族群,微軟也設計出一個空間相當足夠觸控輸入使用的螢幕鍵盤,雖說這在 Windows 8 系統中已經不算首次看到,但我們還是不得不稍微誇獎一下他們的設計,尤其是將 Ctrl 仍然保持在這個虛擬鍵盤之中,讓我們操作複製貼上或者是儲存(Ctrl+S)功能時都能順利完成。而修正拼字的功能也運作的相當不賴,減少我們很多拼字錯誤的相關問題。


Excel

快速填入(Flash Fill)


來到試算表的部分,微軟這次帶來的新菜稱作 Flash Fill 的快速填入功能,它能夠辨識現有資料的模式,之後便能自動預測類似輸入並幫忙自動填上 / 排列完整資料項目。舉例而言,如果你想做個詳細規劃出每日預約使用主會議室的是哪些部門,Excel 將會自動幫你找出每週二都會有行銷主管在此舉行會議,還能夠給予你其他日子的使用狀況資訊。

理論上,你應該只需要鍵入幾個資料,接著即可在資料欄位中選取快速填入按鈕,即可讓程式自動完成接下來的任務。舉例來說,在官方提供的樣板試算表中,有個欄位輸入了許多公司的名稱列表,另一個欄位則是秀出了這些公司的電子郵件位址,每個欄位中還帶著具有「姓、名」的資料欄位。而在你打完名字之後,Excel 則會主動用此功能完成接下來的輸入。而在其餘的測試中,我們相當享受這樣的功能,但也發現其實這種快速填入的功能並不適用於所有的資料填入工作,這樣講吧,它並不能理解 yes 與 no 的資料含義,所以如果你也遇到類似的壯望,你將可能需要在此花上不少的時間填寫資料了。

其餘資料呈現方式


還好 Office 2013 仍然有些比快速填入還要聰明的功能,這其中包含推薦圖表(Recommended Charts)與樞紐分析表(PivotTables)。以前段所用到的資料表來試用一下,這個在插入(Insert)標簽頁中的新功能,將帶來幾個邏輯性的索引像是:該部門的員工數字,還可以自動計算出有保險與非保險的員工數字為何。至於另一個叫做推薦圖表的選項則是與此功能類似,但卻是用更美化的圖表來做出資料的呈現。

時間軸剖析(Timeline Slicer)


這是 Office 的一個新功能,讓你透過時間軸的切片來剖析出該時段的檔案資料。例如:2011 年間的銷售資料,某個時段的員工招募人數總和等。

快速分析(Quick Analysis)


坦白講這功能其實沒想像中的「快速」,簡而言之就是它並不能幫你真的對資料做出什麼變動,但可以透過「預覽」各種視覺化的圖表呈現,來讓你更快速地看出該用什麼表格,或者說,該以什麼樣的角度去分析現有的資料。

PowerPoint

演講者檢視(Presenter View)


在新版的 Excel 中我們沒有看到特別重大的功能,大部分都是更增進你生產力的小功能加入。這樣的情況也跟新版的 PowerPoint 十分類似:比起更多的轉場特效,微軟更專注於做簡報的那位身處幕後的人(實際上通常都還是在講台上面對人群啦...)。當你插上投影機後,系統將自動延伸你的桌面到大螢幕上,這樣的貼心功能將讓你不再需要慌亂地在台上進行系統設定等解析度功能設置。

而當你從容準備好要開始你的簡報時,擬將可以切換進入最新的簡報者檢視模式(可用 Alt+F5 叫出此功能),PowerPoint 將會利用你面前的螢幕來幫助你簡報的整個過程。其中提供了計時資訊還有備忘的功能等,你還可以放大文字、改變提詞樣式並可將幻燈片內容釘選在自己這邊的螢幕上 -- 此功能的操作與 Windows 8 開始功能表中的釘選功能十分類似。讓你提前準備好可能會被問到,但卻是在比較後段才會簡報到的問題,可自動重新排列跳過現有被提前提及的幻燈片,達到更靈活的簡報流程。


你也可以直接在簡報上隨意地用觸控筆或者是自己的手指畫上幾筆 -- 但在此之前你還是得要點壓繪圖的按鈕來啓動此功能。針對圖片功能,新版的 PowerPoint 還帶來了可以結合不同圖片的合併功能,讓你用現有的圖片組合出千變萬化的新圖示來向眾人展示。你還能用滴管工具來汲取照片上的顏色來應用在簡報的元件之中。音樂 / 音效播放也得到改進 -- 你將可以掛幻燈片地帶來背景音樂播放的功能,讓你在整場簡報中都能配着自己喜好的交響樂曲,而對應的音樂格式也更為廣泛,讓你不需安裝 QuickTime 也能得到 MP4 格式的支援。

Outlook


概觀感受

比起之前的版本,這次的 Outlook 看起來還是沒有太多變化,但你可以發現有許多選項都悄悄地藏了起來。感覺有點像將開始按鈕藏起來的 Windows 8 系統一樣,像是信件的旗標功能,非得要你將滑鼠移至信件列表上方它才肯顯示出來。新增的天氣顯示功能則是直接在日曆上顯示着 -- 你可以手動更換天氣顯示的地點。喔,這次你打好一半的郵件也變得像是 Gmail 一樣會以紅色標示在該信件上呢。
Peeks


在此功能上,擬將可以對很多資訊都同時「瞄上一眼」,此時 Outlook 會顯示許多資訊像是目前行事曆中的約會項目、代辦事項與聯絡人的資訊。而一旦將滑鼠移至下方的幾項功能列時,它便會自動跳出快速檢視的視窗讓你即時地掌握其中的概觀資訊。而如果你的行事曆中今天並沒有什麼約會的話,他也會直接顯示你目前沒有約會;若有約會,它也會自動列出相關的時間等資訊。


社群連接(Social connectors)


Outlook 似乎就是本著讓你一次「看」到很多資訊的理念在設計,而如果你正在閱讀某個聯絡人所寄來的電子郵件,你也可以直接選擇該郵件畫面下方的按鈕,帶出關於該位聯絡人的個人面板(People)。在此面板下你可以看到與他之前的互動歷史(信件往來、會議等),在此你也可以快速檢視這位聯絡人近期在社群網站上的動態。目前而言,Outlook 已經支援了 Facebook 與 LinkedIn 網站 -- 可惜沒有 Twitter 呢。

SharePoint 整合

微軟這次更加深度的整合這個雲端的協作功能,帶給 SharePoint 群組一個獨立的郵箱。在此,你可以看到所有儲存在 SharePoint 上的文件內容,並且可以持續留在 Outlook 中進行讀取,重點是你也可以直接在此上傳需要與協作團隊一同討論的各種文件內容。


OneNote

身為當家的記事程式,OneNote 也帶進了 Windows 8 app 所必備的 Metro 風格介面,並採用左至右逐步開頁的方式作為其主要的操作方法,整體而言版面設計相當出眾,也帶來手繪與錄音的功能,並與 Outlook 的行事曆整合也能即時地進行網路搜尋等功能。


商業應用程式(Business Apps)
既然稱之為辦公室軟體,自然與商業應用是脫不了關係的,所以這次微軟也帶來了許多與企業有關的整合 App,像是企業級的視訊聊天程式 Lync、管理所有圖片的 Publisher,以及用來繪製流程圖的 Visio app,都有作出若干得更新。像在 Publisher 上也與其他 Apps 一樣對線上圖片搜尋功能作出強化。

目前為止,微軟還沒有針對 Office 2013 的價位部分透漏一點資訊,但這個以網頁為基礎的 Office 365 服務,還有各種不同的 Office 版本將具備哪些功能倒是已經都公佈了。他們也針對跑着 Windows RT 的 ARM 架構平板電腦推出對應的 Office 版本 -- 但僅擁有 Word、Excel、PowerPoint 與 One Note 這幾支程式而已。而企業將可取得前述的各種服務,包括 Exchange、SharePoint、Project 與 Lync。企業也可針對雲端需求作出調整,可選擇雲端主機或者是採用本地端伺服器,亦或是兩者皆具備。至於 Office for Mac 的計劃方面,微軟也表示將會在 Office 2013 上支援 Mac,不過目前為止還沒發展到可以推出預覽版本的進度。

以下我們針對不同 Office 版本的差異做出條列說明。
· Office 365 Home Premium 家用白金版:將可安裝於五個裝置上;使用者可以得到額外 20GB 的 SkyDrive 空間;內含 Word、PowerPoint、Excel、Outlook、OneNote、Access 與 Publisher。
· Office 365 Small Business Preview小型企業版:可授權給 10 位使用者,各可以安裝在五個裝置上;新增專業版郵件、文件分享與 HD 視訊會議功能。
· Office 365 ProPlus Preview 專業強化版: 可授權給 25 位使用者,各可以安裝在五個裝置上;;內含 Word、PowerPoint、Excel、Outlook、OneNote、Access、Publisher、InfoPath 與 Lync。
Office 365 Enterprise Preview 企業版: 以上功能接包含,還加入了 SharePoint online 與 Lync Online。

總結


其實坦白講,很多時候是一些小地方的貼心功能反而更能深得人心,像是 SkyDrive 的文件儲存支援就真的使用起來相當便利,甚至對我們而言它的重要程度還超過 Office 2013 的許多其它創新功能呢。而在我們體驗 Office 2013 要更令我們感到著迷的是,當我們將手上的 Series 7 平板重開機並且再次開啓 Word 後,我發現就連指標都還是保持原本我們關閉程式時的位置原樣。此版 Office 厲害之處不在於超越 Office 2010 的軟體本身,而是它在各裝置間、每次開機與關機後在雲端上緊密結合的強大整合能力。

在此之外,其實 Office 2013 並沒有太多令人感到目眩神迷的特色功能,但還是有很多貼心的服務整合與新功能,從 YouTube 的簡易嵌入能力到 Excel 圖表的新版產生器,都運作的如介紹般的良好且易用。同時,變化不大的介面也讓使用者即使用不到 PivotTables 進階功能,但仍然可以輕易上手開始自己的文書作業。

雖然我們很難不去認為此版的 Office 是因為 Windows 8 釋出而隨之推出的產品,但在實際使用過之後我們也體認到這樣在平板上十分易用的軟體,絕對不是個可以隨意敷衍開發出來的應用程式,不過儘管很讚的閱讀模式與觸控模式的確是將此軟體帶向了正確方向,但在面對試算表時倒還是會免不了要去尋求滑鼠的幫助。但先不看那些小缺點,我們在 Office 2013 上看到了快速、優雅與十分易用的介面與功能。總之,其實滿推薦大家可以先去抓來試玩看看囉。