[撰文:Bobby]
這是列印人生系列的最後一集。有些時候,是為了生計而不得不為;有些時候,是資源充足胡作非為,也有些案例是真不曉得該怎麼辦。像是在人手不足的NPO與NGO等組織(中華民國紅十字會絕對排除在外),光是處理手上的案件都沒時間了,又要怎麼做到IT優化?

於癮科技上頭,我們會有種人人皆高手的感覺,似乎大家都能找到最對的工具做出最佳的成果,但是回到現實社會又是另外一個樣貌。某些狀況是明明換台機器、換種作法就能解決問題,但是組織內部連基本的IT能力都有問題,以致拖延;有些狀況是電腦高手聚集,但卻遇到「燈下黑」的盲點,讓問題依舊存在。讓我們繼續從列印來看兩個案例。


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列印人生 - 我們如何停止砍樹而愛上無紙化?(中)

案例4:垃圾傳真收不停的非營利組織

有些產品的某些功能會被經常性地被忽略。像是智慧型手機的企業支援功能,如果你不是在企業中工作,如果你的企業沒有自己的IT系統,如果你的公司不配手機,那你應該也不會在乎這項功能。連當紅的iPhone、Android手機都遇到這樣的狀況,那脫離人氣商品行列已久的印表機當然更受冷落。支援AirPlay的音響總是比支援AirPrint的印表機受到重視。

就拿傳真這項功能來說吧。每個世代都有主流的溝通方式,七年級可以稱為Email世代、八年級稱為MSN世代,這兩個年齡層對於「傳真」都感到相當陌生。在網路上填個表格可以,但將表格填好透過傳真傳送,就顯得相當麻煩了。所以,儘管買了有傳真功能的印表機,但真正將電話線插上,用它來收送傳真的人,實際上並不多。

但是對於老一輩來說,傳真也許是使用資訊設備的極限,至少拿到便利商店交給店員就會幫他搞定。我曾經在一個NGO執行過針對中老年人的活動專案,其中透過郵寄報名的人佔最大多數,透過傳真的人也不少,而以Email報名的只有一兩位而已,由此就能看出世代差異。活動一開始時,每天都會收到大約十份的傳真,也許是這隻傳真專線使用已久,十份之中往往會穿插兩、三份廣告信件。該組織使用的傳真印表機具備黑名單功能,但垃圾傳真的來源眾多,就算設到滿了,還是會不定期收到垃圾傳真。


這不是廣告。在筆者跑印表機線的這幾年,最讚賞的一款機器就是HP的OfficeJet Pro,無紙收發傳真功能實在優異。

每日一兩頁看來不算什麼,但一年下來5、6百頁的印量,也許就花掉好幾份耗材與一整疊A4紙張,數千元的支出對於錢少事多靠理想的NGO來說也是相當大的負擔。專案結束以後,利用盈餘整理資訊系統,買了台HP的OfficeJet Pro配上NAS,將收到的傳真以PDF格式直接丟進NAS,才真正解決這個問題。(不過最困難的是教工作人員如何將直接由檔案發送傳真,大多數人還是直覺地印出來再透過機器傳出去......Orz)幾年過去,機器早就不能印了,但傳真功能卻還正常運作,依然有效。

老實說,隨著溝通工具的發達,為什麼傳真還不會被淘汰呢?我也沒有個正確答案,有種說法是:傳真能保障唯一收件、無法複製。假設你以Email傳送訂購單或信用卡資料,對方有可能轉寄、外傳,但傳真能確保以實體傳到對方手中,並且因為品質衰減、無法複製。許多會員制的股友社,以及郵購,都還採用傳真大概是基於這樣的原因。不過隨著數位化,應該早晚還是會被取代的。


案例5:三校印三次,出版社也要e化一下

數位化時代,編輯校稿還要印出來嘛?編輯不直接用InDesign改稿,也至少學著用Adobe Acrobat吧?要我幫你Google怎麼用嗎

各家出版社都在談數位出版。然而,數位出版並不是生產出電子書、電子出版品就好,其中勢必會遇到的就是流程的數位化。就編輯這門行業來說,許多人會認為:好讀者就具備編輯的資格,或者文字功力強的人,就能作為好的編輯。如果你想了解更多編輯這一行的學問,我還是推薦《老貓學出版》這本書。但就期刊而言,我認為最重要的是就是「編輯流程」這件事。

期刊有著短則一天,長則一月到多個月的出刊壓力。要在時間內生出內容來,就得要有清楚的編輯流程。然而,也因為編輯流程很少更改,許多慣例也就這麼一再延用下去,包括校稿在內。

無論文章來源是編輯自己操刀或者外稿撰寫,經過整理之後交給美術編輯排版、設計。有時候文章過長、需要刪字;有時候文章過短,需要加字;或者是加上圖表、圖片等元素讓版面豐富,都會在一校時回到編輯身上,編輯再修改交給美編處理。這一來一往之間,就會花去不少時間。

有些出版社已經完全無紙化,編輯將寫好的稿件直接給主編、總編審稿後交付美編。美編再直接把以InDesign排好的稿件回傳給編輯做修改與校稿,一次搞定。有些還是維持過往傳承下來的流程,編輯將好的稿件印出給主編、總編看過修改後送回給編輯修改,美編排完以後將版面印出,交給編輯一校;編輯在紙面上修改後交給美編,如此重複到三校......這麼一來一本雜誌往往會需要2.5倍到3倍頁數的列印量,這也是一筆成本。還有一些是介於兩者之間,編輯不直接修改稿件,而是由美編輸出PDF檔,讓編輯利用Adobe Acrobat的註解功能修改,雖然還是要一再往來,時間上沒有縮減,但至少省下了列印成本。

說實在的,這又回到第一個案例上頭,無紙化工作環境其實就是流程上的改變。智慧型手機、平板電腦與電子書的崛起,只是提供了更好的環境。不然早在數年前,有著區域網路與PDF文件格式、Acrobat的數位簽章等等模式,早就可以辦得到了。

然而,除了流程的改變以外,企業與課堂文化是否能夠接受也是個問題。當你在會議或者課堂上,其他人都拿著印出來的文件或者講義,而你「進步地」將文件放到手機或平板電腦中閱讀,你的主管、老闆、教授、講師會不會「保守地」給你白眼,以為你分心玩些什麼、沒認真開會、聽講,這才是最大的癥結所在。

我們擁有著改變世界的技術,但往往這世界因為保守而拒絕改變。