[撰文:Bobby]
前集,各位在職場上可以仔細觀察,每間辦公室採用的作業系統各個不同,多數使用Windows,有些工作或環境使用Mac OS X,而有些機關落實自由軟體,採用Ubuntu。硬體也規格不一(往往落後好幾個世代,現在還在用Pentium 4、AMD K7電腦的公司多的是),螢幕、滑鼠這些都是小事,但幾乎都有印表機,而不外乎都是HP、Epson的產品,不妨推估看看這個市場有多大。

當然,這兩篇的目的不是要讓這些廠商活不下去,畢竟印量控管、無紙傳輸等等技術,也早在他們的Roadmap中。最主要的目的還是希望無論政府機關或者企業,能夠好好想想那些承襲數十年的習慣,在這資訊化的時代,是不是該痛下決心,徹底改變一番了。


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案例3:研究計畫之不要印公文啦!人民的稅金也!

近期還有一項熱門的新聞,就是清華大學彭明輝教授以退休抗議台灣學界追求經費而淪喪的事件。老實說,大學教授們所申請的研究計畫,如果真的有些Paper或成果產出,倒還讓人民的稅金花得實在。但這些經費往往花在一些令人為之扎舌之處,我就曾經誤打誤撞到了某個研究計畫,擔任負責採購的研究助理工作。

對於政府預算,各位也許常常聽過,每年的預算得要當年花掉、報支,如果有剩的話,並不代表你以較少的錢辦到該做的事。假設今年預算給你100萬,但你僅用了80萬就達成工作目標,不僅20萬要繳回國庫,隔年也就不會給你相同的100萬,而會給你80萬。所以政府各單位不怕花錯錢,只怕不花錢。

同樣的道理,各大學和國科會申請研究計畫的預算也是一樣的,錢要是沒用完,就得繳回國科會。而結案報告上承,國科會也不會認為你有效率地達成目標,而會覺得你當時的研究計畫為什麼要開出這麼多的預算?當然未來審核時也會從嚴,就更加不好做事。

研究計畫依循政府體制,預算一個蘿蔔一個坑。研究助理做如公務員一樣的事,但說穿了不過就是臨時聘僱人員而已,計畫結束還是要走人。

研究計畫在提出時,就得將會用到的各種支出羅列。拿到案子,實際執行時,就得依照計畫進行。規劃時分為納入資產的「資本門」,像是研究設備、電腦、書籍等;以及消耗性的「經常門」,像是助理薪資、各種耗材等等。當時申請哪些器材,就得實際購買,想要變更就得寫出申請書,一層層上簽。要是當時購買設備的錢少了,就得從「經常門」補貼到「資本門」,但「資本門」卻不得變更成「經常門」。要是你從撰寫研究計畫開始參與的話,自然明白要買什麼、怎麼做,但要是接下別人做到一半的計畫,可就是爛攤一塊。

相信上面這一堆一定讓你看得霧煞煞,也因為如此,就算不合理,大多數也就繼續執行下去,別說要變更了。

回到印表機上頭。

我曾經參與一個有著六名助理的研究案,算是國科會的大型案件。當我拿到預算書時,看到上面六名助理都搭配一台多功能事務機,每台預算是五千元。政府預算可不是給你這筆錢,你到光華商場挑個一台便宜的機種,付完帳就能以統編報支的。得透過台灣銀行共同採購契約,找到與研究計畫上價格相符的機種,透過電子採購流程一層層去跑,流程跑完,廠商送貨過來,在中華民國政府嚴密的會計、出納體制之下,你根本不會經手到錢。每年度各種產品契約剛換新時,看到規格與價格,你真的會覺得便宜;但電子產品一年一代,等到年底時,你就會覺得貴死人了。

那年那時,五千元的印表機是HP OfficeJet的入門款式,具備傳真、影印功能,但由於研究計畫僅申請一隻傳真代表號,該號碼另外也申請了一台OfficeJet,所以通通用不到。除此之外,這六台機器都不能夠買大容量墨水,所以光是兩個月,就用掉了大約30個墨水匣,依照採購行情,大約一萬五千元上下。


這些墨水匣要你自己掏錢購買,一定會覺得心痛不已。但研究計畫預算在你不經手金錢的狀況下採購,就會一點感覺都沒有。
這麼大的印量源自於和計畫主持人(職稱為教授,暱稱為老闆)間的公文往返。現在一封電子郵件,即時通訊就能搞定的事情,卻因為老闆官大勢大,大小事都得寫公文上呈,從報告計畫進度、採購各類器材、處理大小事務,請依照公文寫作格式撰寫,請老闆批示後裁決才能完成。要是體例不對、用語不當,有相當大的可能被要求退件重寫,加上被約談受一頓冷嘲熱諷。一件事情寫個三次、印個三次,印量不大才有鬼。

之所以要這麼做,老闆當然有其原因,似乎是透過文件的一來一往,才能做到「知識管理」,了解每個決策的過程。但就筆者看來,不外乎是未來哪個環節出了問題,能有憑有據,找到誰該負責任,如此而已。

回到兩個月一萬五千元的墨水錢上頭。如果你自己創業開公司,自然不會蠢到把寶貴的資金花在這上頭。但是墨水的開支是列於「經常門」中,報支與購買流程都容易,又加上是研究計畫經費,不當作自己的錢,一旦用完,採購單填一填送出去,就會有黑白彩色共30個墨水匣送來,何樂而不為?但這計畫整整有三年,執行完畢大約會有27萬花在墨水上頭,人民的稅金哪裡能這麼用?

這不是當時拍下的圖片,但如果告訴你這是一間辦公室一個月用掉的墨水匣,你一定會說:「真有錢」。不過都是你繳的血汗錢。

幸好在研究計劃案上還有一台雷射印表機的預算,填好規格比較表、設備採購申請書等等,加上公文上呈之後,一台HP LaserJet送進辦公室,才與墨水匣惡夢告別。在老闆批示時,嘴中還振振有詞:「誰說雷射印表機一定會比噴墨便宜......」然而,在我離開之時,該計畫辦公室一共有著七台HP OfficeJet與一台LaserJet,只要老闆要求圖表要印彩色,墨水還是會繼續消耗下去......

所以,當你走進政府機關或大專院校,看到每個部門、每個研究室都有著好幾台印表機可別意外。在這樣的預算體制、這樣的支出計算、這樣的溝通流程之下,這是必然的結果。當然也不能不提政府推行公文電子化的德政,不過若你使用過這系統,大概也能了解為什麼學校、政府單位的資訊預算會花在給微軟購買Windows與Office的授權上頭,也能了解為什麼IE迄今還是公家機關與學校組織最常見的瀏覽器。若再深入一點來看,這樣的系統也僅讓單位間的公文交換方便一點,內部層層上報,還不是得靠紙本?

如果讀者您的身份就是負責採購的研究助理或者國家公務員,看到這篇文章一定會感覺習以為常,甚至還能指出不少錯誤。我絕對相信不是每個機關都如這個案例一樣,但我也相信這樣的體制與流程依然存在,你是否覺得應該有所改變呢?