[撰文:Bobby]
在我工作的這些年裡,和一項3C產品一直都有著不解之緣。這項產品已經成熟到近乎發酸的程度,是哪種走在電腦商場你一定會看得到,但一定會忽略的產品。但它卻佔據了你無法想像的巨大產值,有著無可動搖的地位,它就是:印表機。

對於印表機,我有著又愛又恨的心理情節。在不同職場上都要面對「列印」這件惱人又不得不為的事,別說電子書、平板電腦能夠讓世界少砍幾顆樹,無紙化辦公室早在好幾年前就一再被提出,但鮮少在現實的環境中被真正落實。主要原因,我認為是傳統上的因循不變,接下來就舉幾個實際職場中的範例,讓各位來看看是怎麼一回事。


編按:補充讀者Chang Chong Yie觀點(感謝讓我們引用)

1.要交那麼多本不是公務員太閒,要獵殺北極熊。是因為評審委員需要這些工具來塗改與檢視。這方面平板還是做不到的。政府採購網是全國所有公務機關的招標案。每個機關買一個IPAD是要嚇死人嗎

2.有讀者在回應裡提問「塗改+檢視 電腦or平板做不到嗎? 以買平板2萬來算......這絕對超過你花費+買的紙」
答:做不到,因為太難用。大家現在所謂的做得到只是將就著用。平板能做的塗改跟檢視比起真的紙本差很遠。科技應該去適應人而不是逼人來適應科技。你知道臺灣印那麼多本是給誰看嗎?是給外審委員看。你光每一個外審委員教會、一個外審委員一人提供一臺平板供檢視。保證你金額一路往上狂奔幾千萬。有比較省錢嗎?因為你們不熟政府標案程序,才會覺得這麼理所當然


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案例1:親愛的政府,你準備好無紙化了嗎?

最近反對政府置入性行銷的風浪甚大,但在政府學會置入性行銷之前,早就已經是台灣內部相當重要的廣告主了。在這十年來,隨著全球化與兩岸三地的市場整合,電視廣告不是將國外已經拍好的CF換成中文,就是在中國先拍好,來個台灣在地化,換個配音字幕就上。這一點讓小一點的廣告製作公司生存受到相當大的危害,但總是要繼續生存下去,於是就發現了政府這個大金主。

政府從中央機關的各部會到地方政府,都有著大大小小的各式標案,從跨年活動到平面、電視廣告也都一應俱全。消防署要宣傳防颱事項、健保局要宣傳二代健保、客委會來個桐花季、六堆運動會的宣傳等等,這些都是政府透過外包製作的廣告標案。由於政府的標案給錢快速,得標後就有一筆製作費用、結案後錢也一次付清,相較於商業客戶動輒開上三個月的支票,對於中小型的廣告公司來說,條件實在是太優秀了。筆者也曾經在專門承接政府廣告標案的公司中擔任過提案機器,最痛苦的並不是撰寫企劃案與想創意,而是看到自己完成的企劃書被如何對待。

透過政府電子採購網一看,就能知道我們的稅金都往哪兒去了。
幾乎每個政府標案都會要求提供企劃書,往往寫著一式五份、十份不等。根據案子要求不同,企劃書也有著30、50、100頁的不同。也因為如此,你一定會養成不輸給輸出行的裝訂好功夫。看一眼標案要求要幾本,自己的企劃書有幾頁,跑去倉庫搬出相對應的A4紙張,依照彩色、黑白頁面的數量放到印表機裡,就開始大量列印。由於列印時會產生大量的粉塵,同事也會要求你自己留下來下班印,別影響到大家的健康(簡單來說:要死你自己去死)。然後以熟練的功夫將列印出的企劃書分好冊,在邊緣打孔裝訂,配合好需要的文件等等,再裝進紙箱中送給該單位核對。
這些企劃書要這樣的量,是要交給評審們看的。然而並不是每個學界、業界的評審都有時間去看那厚厚一疊的企劃書。有些時候是直到提案會議時,評審才拿到企劃書,聽完簡報、翻個幾頁,這些企劃書就拋到倉庫裡頭,只有雀屏中選那一家會當作事後執行的依據。
如果以一週一提案,一次五份、一份50頁計算,一個月的基本量就有千頁之多。加上公司內部的文件,碳粉幾乎是兩個月換一次,印表機的維修次數也是非常高的。紙便宜、碳粉攤進固定成本之後,就商業行為來看沒有人會發現「印出來」這件事的荒謬,但假設業界有十家、二十家在做這件事,你就知道印量到底有多大了。
既然如此,為什麼這些單位不自己準備好固定數量的平板(聽說iPad被排除了,讓提案廠商以PDF文件直接交件呢?為了一個案件,得要收到好幾箱、幾千頁的企劃書,事後還得騰出空間存放,不是很麻煩嘛?讓彼此都節省成本,省下麻煩不是很好嘛?
印表機用噴的 ≠ 高效率,別問我這影片說的是哪一國語文。


我們並不需要來部企業使用,如HP P4015這種50~60ppm列印用噴的雷射印表機,所需要的是從政府到企業換個腦袋,別再把印出來的文件才當作文件,數位檔案才是節省成本的趨勢。

案例2:在這網路影音的時代,還有誰要那片DVD?

筆者許多年前還做過一種工作,就是承接各大小廠商的介紹影片、教育訓練的影片製作案。與上面的廣告標案一樣,結案時要的就是光碟,當時在老闆的要求之下,還不能隨便買張便宜貨燒錄交差,為了「提昇客戶滿意度」,還得跑去光華買能列印的燒錄片,為客戶設計好看的Label後才能交差。
當然如果只是一兩片的話,倒還沒有什麼問題,但如果是個尷尬的數字,像是兩百、三百片這種數量,可就格外費工。畢竟光碟壓制是以千片為單位,老闆是不容許印個千片,自己公司還要吸收數百片的狀況,加上要提早進廠的時間壓力,就得要自己動手一片片印。

如果Epson PP-100早個幾年出現,也許我就不需要和印表機奮戰,但現在為什麼我們還需要光碟,透過網路不好嗎?


那時候可是沒有Epson PP-100這種方便的鬼玩意兒,有些案件,像是某國道客運要製作上路前的國道安全影片,它有多少輛車,你就得要印幾片;某家連鎖速食店要做教育訓練影片,它有幾家店面,你就得要印幾片。小製作公司也負擔不了大量的墨水錢,聰明的老闆就找了台8Bay燒錄機,加上一台改了不斷墨、能印光碟的Epson印表機,讓小員工無日無夜的燒錄、列印,明明合法但總感覺好像在做什麼盜版生意一樣。夏天氣壓多變化,還得和靈敏的不斷墨系統奮戰,搞得自己和黑手一樣。
這個例子已經是好幾年前的事了,但直到現在,我想影視製作公司在結案時還是以DVD作為交出去的媒材。畢竟台灣網路可是沒有香港那種100、1000Mbps的高速或者日本ADSL上傳12.5Mbps的好方案。企業競爭力從何而來?寬頻救國絕對不是句假話,如果有一天這個行業的交貨方式不是業主打通電話:「嘿,廣告CF和雜誌形象稿幫我燒好一份,我請機車快遞下午去收件。」而是:「把影片與雜誌稿件傳給我一份,才幾GB而已,一下就能傳完。」我絕對相信產業競爭力能夠有所提昇,至少我們不會被緊綁在台北這個天龍國,能如《工作大解放(Re-Work)》一書一般,讓異地共工的合作方式成為可能。在那之前,就先忍耐著用DropBox頂一頂吧。
對於癮科技的讀者而言,一定知道DropBox是什麼、怎麼使用。但不知道的人還是不少,這種新世代的數位落差才是恐怖之處。