中小企業首選 Office 2010？

Casper Kao
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最近 PCMag 有一篇相當有趣的文章，主要是針對中小企業該選擇那種辦公室軟體服務來做出分析，當然分析的出發點是說，扣除企業最在意的，在付出成本上的優勢外（這部份 Google Docs 顯然經濟多了），為啥中小企業主該選 Office 2010，而非 Google Apps（包括 Docs），以下小編簡單整理一下這位 Samara Lynn 編輯所提出的六個大重點：

  • 第一點是在試算表的功能部份，Office 2010 除了可以提供更多的財務相關模板，同時支援 64-bit 的 Excel 2010 的檔案大小可以超過 2GB，然而 Google Docs 中不僅沒有多元的模板，連試算表能夠輸入的資料數量也有比較嚴格的限制；這邊主要想說的重點之一，是說中小企業的資料量，可不一定『中小』。

  • 再來是資料的安全性部份；由於 Google Docs 是將資料存放在 Google 家的伺服器，對於某些中小企業（以美國為例）來說，必須要遵守一些資安規範，一如 PCI DSS 或 HIPAA 等，也因此將公司資料儲存在公司內的伺服器，才不容易去違反相關的規範；然而 Google Apps（包括 Google Docs）雖然有 SAS 70 Type II 認證，但仍不沒有得到大部分中小企業遵守的 HIPAA 或 PCI 等規範，同時 Google 官方也表示，Google 方面沒有認定 Google Apps 符合任何相關的資安規範。（台灣方面的狀況，可能要請當事人現身說法一下囉！）

  • 然後是 Google Docs 在多媒體支援上的薄弱，簡單說就是如果要編寫一個圖文並茂的簡報或是文件，使用 Office 2010 會有較多的相關工具可以使用，特別是對於 Word / PowerPoint 2010，都內建了影像跟影片的編輯功能，另外 PowerPoint 2010 裡頭也有一項叫做 Broadcast Slideshow 的新功能，可以讓使用者透過瀏覽器來讀取、播放投影片；而 Google Presentations 的部份，縱使現在也有繪圖、製表等工具，但相對 Office 2010，還是比較不足。

  • 再來是網路資料庫、網路應用的部份，這些方面 Google 能提供的還是相當少，甚至是沒有；對於中小企業來說，很常需要創建一些客製化的資料庫，或是其他一些像是表格、應用等元件，這方面 Access 2010 則可以包辦，包括一些相當好用的工具，來提供一個能夠將應用直接上網的 VBA 編譯環境，不過這樣的功能，需要花 499 美元來買 Office 的專業版就是。

  • 緊接著是對於使用者的熟悉程度，目前 Office 還是最多人使用的辦公室軟體，同時在中小企業也算是根深蒂固，對於使用 Office 2010 來說，對於中小企業的員工訓練成本也會較低。

  • 最後一點，則是提供員工整合環境的部份，Google Docs 的出發點就是強調這部份，不過仍舊是相當有限的整合，而對於主管來說，也會產生小組管理上的困難（舉例來說，資料夾分享的功能，也是最近才在 Google Docs 上面出現）；而若使用 Office 2010 跟 SharePoint 的話，他們就能夠提供主管較便利的小組整合環境。

以上這堆東西是 Samara Lynn 的個人意見，各位可以參考、思考一下。原文全文的部份，有興趣的話，可以在引用來源中收看。