最近 PCMag 有一篇相當有趣的文章,主要是針對中小企業該選擇那種辦公室軟體服務來做出分析,當然分析的出發點是說,扣除企業最在意的,在付出成本上的優勢外(這部份 Google Docs 顯然經濟多了),為啥中小企業主該選 Office 2010,而非 Google Apps(包括 Docs),以下小編簡單整理一下這位 Samara Lynn 編輯所提出的六個大重點:
  • 第一點是在試算表的功能部份,Office 2010 除了可以提供更多的財務相關模板,同時支援 64-bit 的 Excel 2010 的檔案大小可以超過 2GB,然而 Google Docs 中不僅沒有多元的模板,連試算表能夠輸入的資料數量也有比較嚴格的限制;這邊主要想說的重點之一,是說中小企業的資料量,可不一定『中小』。
  • 再來是資料的安全性部份;由於 Google Docs 是將資料存放在 Google 家的伺服器,對於某些中小企業(以美國為例)來說,必須要遵守一些資安規範,一如 PCI DSS 或 HIPAA 等,也因此將公司資料儲存在公司內的伺服器,才不容易去違反相關的規範;然而 Google Apps(包括 Google Docs)雖然有 SAS 70 Type II 認證,但仍不沒有得到大部分中小企業遵守的 HIPAA 或 PCI 等規範,同時 Google 官方也表示,Google 方面沒有認定 Google Apps 符合任何相關的資安規範。(台灣方面的狀況,可能要請當事人現身說法一下囉!)
  • 然後是 Google Docs 在多媒體支援上的薄弱,簡單說就是如果要編寫一個圖文並茂的簡報或是文件,使用 Office 2010 會有較多的相關工具可以使用,特別是對於 Word / PowerPoint 2010,都內建了影像跟影片的編輯功能,另外 PowerPoint 2010 裡頭也有一項叫做 Broadcast Slideshow 的新功能,可以讓使用者透過瀏覽器來讀取、播放投影片; Google Presentations 的部份,縱使現在也有繪圖、製表等工具,但相對 Office 2010,還是比較不足。
  • 再來是網路資料庫、網路應用的部份,這些方面 Google 能提供的還是相當少,甚至是沒有;對於中小企業來說,很常需要創建一些客製化的資料庫,或是其他一些像是表格、應用等元件,這方面 Access 2010 則可以包辦,包括一些相當好用的工具,來提供一個能夠將應用直接上網的 VBA 編譯環境,不過這樣的功能,需要花 499 美元來買 Office 的專業版就是。
  • 緊接著是對於使用者的熟悉程度,目前 Office 還是最多人使用的辦公室軟體,同時在中小企業也算是根深蒂固,對於使用 Office 2010 來說,對於中小企業的員工訓練成本也會較低。
  • 最後一點,則是提供員工整合環境的部份,Google Docs 的出發點就是強調這部份,不過仍舊是相當有限的整合,而對於主管來說,也會產生小組管理上的困難(舉例來說,資料夾分享的功能,也是最近才在 Google Docs 上面出現);而若使用 Office 2010 跟 SharePoint 的話,他們就能夠提供主管較便利的小組整合環境。
以上這堆東西是 Samara Lynn 的個人意見,各位可以參考、思考一下。原文全文的部份,有興趣的話,可以在引用來源中收看。